Défi

La gestion de la documentation sur la sécurité alimentaire avec des méthodes traditionnelles basées sur le papier a créé plusieurs défis :

• Tenue de dossiers chronophage
  Les employés devaient remplir manuellement des formulaires, augmentant le risque de retards et d'erreurs.

• Défis dans la préparation des audits
  Les inspections réglementaires nécessitaient beaucoup de temps et d'efforts pour compiler les documents nécessaires.

• Consommation élevée de papier
  La dépendance aux formulaires physiques entraînait une paperasse excessive et des besoins de stockage.

• Visibilité en temps réel limitée
  Les superviseurs devaient se fier à des données retardées ou incomplètes pour évaluer les risques de sécurité alimentaire.

Congebec avait besoin d'une solution pour moderniser ses processus de conformité, améliorer l'efficience opérationnelle et réduire la paperasse — tout en maintenant ses normes élevées de sécurité alimentaire.

Image. Expansion du bâtiment de congélation de Congebec

Solution

Congebec s'est associé à Datahex pour mettre en œuvre Paperless Forms, une solution numérique qui simplifie la documentation sur la sécurité alimentaire et le suivi de la conformité. La transition a été soigneusement planifiée, avec un déploiement par étapes qui a assuré une adoption fluide par les employés dans plusieurs installations.

Le processus de mise en œuvre comprenait :

1. Numérisation des principaux formulaires de sécurité alimentaire
   Éliminer le besoin de dossiers basés sur le papier.

2. Sessions de formation pour les employés et les superviseurs
   Assurer une transition en douceur vers le nouveau système.

3. Intégration de la saisie de données en temps réel
   Permettre aux travailleurs d'enregistrer instantanément les données de sécurité alimentaire via des appareils mobiles.

4. Automatisation des alertes pour les entrées manquantes ou incorrectes
   Réduction des erreurs et amélioration de l'exactitude des dossiers de conformité.

5. Amélioration de l'accessibilité des documents
   Rendre les rapports instantanément disponibles pour les audits sans besoin de récupération manuelle.

Résultats

Depuis la mise en œuvre Paperless Forms, Congebec a obtenu des améliorations opérationnelles importantes :

• Réduction drastique des erreurs de documentation
  Les employés reçoivent maintenant des invites de validation instantanées pour s'assurer que toutes les informations requises (par exemple, dates, températures, signatures) sont complètes.

• Préparation des audits plus rapide
  Avec tous les dossiers stockés numériquement, la compilation de la documentation pour l'ACIA et d'autres organismes de réglementation est devenue plus efficace.

• Gestion des problèmes en temps réel
  Les superviseurs peuvent désormais suivre et résoudre les préoccupations de sécurité alimentaire immédiatement, avec la possibilité d'attacher des photos pour une meilleure documentation.

• Efficacité accrue dans toutes les équipes
  Les employés des entrepôts, les superviseurs et les équipes d'assurance qualité consacrent moins de temps à la paperasse et plus de temps aux opérations.

• Réduction significative des déchets de papier
  Soutenir l'engagement de Congebec envers la durabilité en minimisant l'utilisation et les besoins de stockage de papier.

Pourquoi Paperless Forms ?

En passant à un système numérique, Congebec a simplifié la gestion de la conformité, amélioré la productivité et renforcé la supervision de la sécurité alimentaire. Le passage à Paperless Forms a non seulement simplifié les opérations quotidiennes, mais a également positionné Congebec comme un leader industriel en utilisant la technologie pour une logistique alimentaire plus intelligente et plus efficace.

Avec un engagement envers l'amélioration continue, Congebec continue d'explorer des solutions innovantes qui optimisent les opérations et soutiennent le bien-être de ses employés — en leur garantissant les outils dont ils ont besoin pour travailler efficacement et efficacement.