Contexte du projet

À son arrivée dans l'équipe, Rhanissa a constaté les limites des registres papier, qui rendaient l’analyse des tendances et la prise de décision difficiles. Un système plus structuré était nécessaire pour atteindre les objectifs opérationnels.

Défi

Pendant des années, Jowett Farms utilisait des documents papier pour gérer la sécurité alimentaire. Avec le temps, cette façon de faire a rendu le suivi et le contrôle plus difficiles.

• Registres manquants
  Certains registres étaient introuvables, ce qui obligeait l’équipe à faire des vérifications supplémentaires pour confirmer que la documentation avait bien été complétée.

• Versions de formulaires non à jour
  Des versions incorrectes ou obsolètes des formulaires papier étaient parfois utilisées, ce qui créait des incohérences dans les informations enregistrées.

• Vérification, audit et analyse manuels
  La vérification des registres, les audits et l’analyse des tendances se faisaient manuellement, ce qui demandait beaucoup de temps et d’efforts.

• Visibilité en temps réel limitée
  Les formulaires papier ne permettaient pas de voir les enregistrements pendant le quart de travail ni de repérer rapidement les écarts.

Un déploiement simple

La collaboration lors du déploiement a été minimale, car la responsable assurance qualité connaissait déjà Paperless Forms grâce à son ancien poste et savait que le système répondrait aux besoins de son nouveau rôle.

Les 138 formulaires ont été créés en seulement six heures, grâce à la conception intuitive de la plateforme et à l’expérience de Rhanissa. La mise en œuvre complète, incluant l’achat des iPads, l’installation du système et la formation des équipes, s’est déroulée sur trois à quatre semaines.

Impliquer l'équipe

Le déploiement a commencé par les registres des points de contrôle critiques (CCP) et s'est progressivement étendu à tous les services. Les équipes de production, d'assurance qualité et d'administration ont toutes été impliquées.

Le changement s’est fait de façon progressive et structurée :

1. Suivi des documents
   Des balises ont été mises en place dans un dossier Dropbox partagé pour identifier les documents à convertir et suivre leur mise en œuvre.

2. Adoption par l'équipe
   Une fois les formulaires créés, leur adoption par les membres de l’équipe s’est faite de façon simple et intuitive. La petite taille de l’équipe et l’aisance du personnel avec la technologie ont facilité la mise en œuvre.

3. Ajustements
   Certaines difficultés ont été identifiées, notamment la disponibilité du Wi-Fi sur le plancher. Elles ont été corrigées par l’installation d’amplificateurs afin d’assurer une connexion stable. Entre-temps, la tenue des registres demeurait possible en mode hors ligne.

Avantages d'utiliser Paperless Forms

Au départ, le déploiement a suscité une certaine résistance au sein de l’équipe. Toutefois, l’ouverture de la direction et des responsables à l’innovation a permis une adhésion rapide des membres de l’équipe.

• Plus aucun registre manquant
  Depuis la mise en œuvre, aucun registre n’a été perdu et l’établissement exerce désormais un contrôle complet sur les révisions des formulaires.

• Audits plus efficaces
  Le suivi, la vérification et l'audit des dossiers sont plus rapides et plus précis. Les auditeurs de l'ACIA, du FSIS et du BRCGS ont donné des retours positifs sur le système.

• Culture de sécurité alimentaire renforcée
  D'autres départements ont commencé à demander des formulaires pour leurs propres flux de travail, ce qui reflète un engagement et une appropriation plus larges dans l'ensemble de l'établissement.

• Centralisation de la tenue des registres
  Tous les registres sont désormais regroupés dans une base de données unique, facilitant la vérification, l’audit, le partage, la communication des résultats et l’analyse des tendances.

• Amélioration continue
  L'équipe de production demande activement de nouveaux formulaires pour améliorer leurs processus et mettre en place de nouveaux systèmes.

Une approche axée sur les données

Avant les formulaires numériques, l’analyse des tendances nécessitait de passer au peigne fin des piles de documents papier. Aujourd’hui, Jowett Farms utilise ses données pour prendre des décisions plus éclairées en matière de sécurité alimentaire et de qualité.

Rhanissa et son équipe suivent désormais les performances dans plusieurs domaines clés, notamment :

• Les résultats de la surveillance et de la vérification des points de contrôle critiques (CCP)

• Les performances de nettoyage, à partir des inspections pré-opérationnelles (nombre total de constatations dans toutes les zones de production)

• Les performances du programme modernisé d'inspection des abattoirs (MSIP) (nombre total de constatations de vérification externes et internes par l'ACIA)

• Les non-conformités de l’ACIA et les plaintes des clients, analysées à partir des tendances d’écarts

Toutes ces données peuvent maintenant être exportées vers Excel et analysées à l’aide de graphiques et de tableaux croisés dynamiques. Cela permet d’identifier rapidement des tendances qui seraient passées inaperçues avec des dossiers papier. L’équipe peut ainsi réagir plus vite et mettre en place des plans CAPA lorsque des tendances à la hausse sont observées.

Lors des audits et des inspections, la documentation numérique fait une réelle différence. Elle offre une meilleure vue d’ensemble et facilite la compréhension des attentes des auditeurs BRCGS et des inspecteurs de l’ACIA.

Pourquoi choisir Paperless Forms par Datahex

Jowett Farms avait besoin d’un système à la hauteur de ses standards, offrant plus de contrôle et de clarté dans ses données. Paperless Forms par Datahex leur a permis de renforcer les programmes de sécurité alimentaire et de qualité sans ralentir leurs opérations, et surtout sans complexité.