Contexte du projet

Le principal défi : assurer un suivi rigoureux et complet, alors que les formulaires papier étaient souvent remplis de façon incomplète ou à la mauvaise fréquence, sans qu’on puisse s’en rendre compte facilement. Le travail de la personne responsable de la qualité était lourd et fastidieux, et la préparation des audits réglementaires demandait beaucoup de temps et d’énergie.

La décision d’adopter Paperless Forms est venue du besoin de gagner en efficacité, de structurer les suivis, et de simplifier la gestion documentaire. La qualité a été le premier département à implanter l’outil, puis d’autres équipes comme l’emballage, la réception et la production s’y sont progressivement associées, à mesure que les avantages se confirmaient au quotidien.

Défis rencontrés

À son arrivée chez Boulart, Brigitte Gariépy intègre une équipe qualité en pleine structuration. L’entreprise fait face à un environnement exigeant : la croissance rapide, l’augmentation des exigences réglementaires et la nécessité de démontrer la conformité lors des audits posent des défis quotidiens. Dans ce contexte, les outils et les processus en place montrent rapidement leurs limites. Structurer les activités et assurer le suivi rigoureux de la qualité deviennent des priorités, mais plusieurs obstacles freinent l’efficacité de l’équipe :

• Département qualité en développement
  Les méthodes de travail sont à bâtir, l’organisation du service reste à consolider.

• Outils et suivis manuels
  Les contrôles et inspections reposent sur des formulaires papier, à remplir parfois chaque heure. La traçabilité est difficile, les vérifications sont longues et fastidieuses.

• Audits et certifications complexes
  Préparer un audit ou viser la certification SQF implique de rassembler des données dispersées. Sans système centralisé, les audits de certification représentaient un défi de taille.

• Accès à l’information limité
  Pour retrouver une donnée précise ou prouver une formation, il faut consulter des archives papier parfois sur plusieurs années, ce qui ralentit la réactivité.

• Manque de ressources
  Peu de personnel est disponible pour suivre toutes les exigences, ce qui alourdit la charge de travail.

Dans ce contexte, la nécessité de se doter d’un outil numérique s’impose naturellement : centraliser les données, structurer les suivis et simplifier la gestion quotidienne deviennent essentiels pour soutenir la qualité et accompagner la croissance de Boulart.

Une appropriation adaptée et collaborative

L’implantation de Paperless s’est faite étape par étape, en commençant par une formation ciblée auprès de deux membres de l’équipe. Ce premier noyau a permis de lancer les formulaires numériques, puis l’expertise s’est progressivement diffusée à l’ensemble du service, même au fil des départs et des retours. Aujourd’hui, chaque membre de l’équipe qualité utilise un iPad pour réaliser les inspections tout au long de la journée, ajouter des photos directement dans les formulaires et consulter les données en temps réel.

Certaines personnes, comme Francine, superviseure en qualité, sont devenues des références pour leurs collègues, assurant la création des nouveaux formulaires et l’amélioration continue en lien avec Datahex. Ce transfert de compétences s’est fait naturellement, facilité par une interface intuitive et un accompagnement adapté.

Effets sur le quotidien et la culture qualité

L’intégration de Paperless Forms au sein des équipes a transformé le rapport à la qualité chez Boulart. Loin de rester une tâche administrative, la qualité est devenue une démarche active, vécue au quotidien sur le terrain.

• Présence accrue sur le plancher
  Les techniciennes et responsables qualité circulent avec leur tablette, saisissant les données d’inspection au fur et à mesure, ce qui les rend plus visibles et accessibles auprès des équipes de production.

• Connexion renforcée avec les opérations
  La proximité des responsables qualité facilite les échanges directs avec les opérateurs, favorisant une meilleure compréhension des réalités terrain.

• Collaboration inter-départements
  Les observations qualité enregistrées en temps réel ouvrent la porte à des discussions régulières avec l’ingénierie, la maintenance et la production, renforçant la culture de collaboration.

• Valorisation et implication des équipes
  Les employés sont encouragés à signaler les écarts, proposer des idées ou ajuster les procédures, ce qui nourrit l’engagement collectif.

• Un outil perçu comme un soutien
  Paperless est vu comme un facilitateur du travail quotidien, jamais comme un outil de contrôle, ce qui a favorisé son adoption et une appropriation durable par l’ensemble des équipes.

Bénéfices concrets

Au-delà de l’aspect organisationnel, l’utilisation de Paperless Forms a eu un impact direct et mesurable sur la performance et l’efficacité des équipes qualité et production.

• Gain de temps notable
  Le temps nécessaire à l’analyse quotidienne des documents est passé d’environ 20 minutes à seulement 5 minutes, permettant à l’équipe de se recentrer sur les suivis terrain, la formation et les projets d’amélioration continue.

• Réduction des pertes matières
  L’analyse des tendances, notamment sur la régularité de la pâte, permet des ajustements plus rapides et limite les pertes.

• Optimisation des lignes de production
  La diminution des rejets et l’amélioration des performances opérationnelles sont facilitées par une meilleure gestion des données.

• Réactivité accrue
  La saisie en temps réel des données rend possible une réaction immédiate en cas d’écart ou d’incident.

• Transmission facilitée entre les quarts de travail
  Les informations sont accessibles à tout moment, ce qui évite les oublis, les répétitions et assure une meilleure continuité d’équipe.

• Formation terrain renforcée
  Les observations sont discutées directement avec les équipes dans leur contexte de travail, favorisant l’apprentissage et la diffusion des bonnes pratiques.

Pourquoi passer au sans papier ?

Pour Boulart, le passage au sans papier s’est imposé face aux limites des processus manuels. Avec la croissance de l’entreprise, gérer la qualité et la sécurité alimentaire à l’aide de formulaires papier ou de tableurs devenait laborieux et peu fiable. Les risques de perte de documents, d’erreurs ou de retards compliquaient la conformité.

L’adoption du numérique a permis de fiabiliser la gestion de la qualité et de recentrer les équipes sur l’amélioration continue.