Baugher Ranch Organics : Améliorer la documentation et la préparation aux audits

Contexte du projet

Baugher Ranch produit et commercialise des amandes ainsi que des produits à base d'amandes. L'entreprise travaille avec un grand nombre de clients, chacun pouvant avoir plusieurs références (SKU) avec des exigences différentes en matière de production, d'emballage et de spécifications de qualité.

La gestion de ces exigences nécessite une documentation et une vérification exhaustives tout au long du processus de production. Le service assurance qualité supervise les programmes de sécurité alimentaire, les spécifications clients, la conformité des fournisseurs et les autres exigences de certification, notamment la certification SQF.

Avant la mise en place de formulaires numériques, la plupart des enregistrements étaient gérés à l'aide de formulaires papier stockés à différents endroits. Pour chaque lot de production, plusieurs enregistrements différents devaient être remplis et archivés. Avec le temps, ce processus est devenu difficile à gérer, en particulier lorsqu'il était nécessaire de retrouver la documentation pour des audits ou des enquêtes.

L'équipe qualité a alors cherché de nouvelles façons d'améliorer l'organisation et l'accès à ses enregistrements. Initialement à la recherche d'un outil pour gérer les spécifications clients, l'équipe a découvert que la conversion de sa documentation papier en un système numérique pouvait également simplifier la gestion des enregistrements de sécurité alimentaire et améliorer l'efficacité de toute l'organisation.

Défis

Avec la croissance continue de l'entreprise, la gestion de la documentation relative à la qualité et à la sécurité alimentaire est devenue de plus en plus complexe.

Le responsable qualité était chargé de superviser plusieurs programmes simultanément, incluant la conformité des fournisseurs, la satisfaction des clients, les programmes de sécurité alimentaire et la gestion des certifications. Avec autant de responsabilités, la gestion de la documentation à elle seule pouvait représenter une part importante du temps, la collecte et la révision des formulaires occupant parfois près de 30 % du temps du responsable.

• Documentation papier
  La plupart des documents étaient remplis sur papier et classés dans des dossiers séparés. Lors de la préparation d'un audit ou de la vérification de la documentation d'un lot de production spécifique, l'équipe devait retrouver de nombreux formulaires dans différents fichiers.

• Volume important de documents par lot
  Chaque lot pouvait générer entre dix et trente formulaires différents. La récupération et la vérification de tous ces documents exigeaient un travail manuel considérable.

• Manque de temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée
  Le responsable qualité, en raison de ses multiples responsabilités, consacrait un temps précieux à la collecte et à la vérification de la documentation, réduisant ainsi le temps disponible pour la supervision d'autres programmes.

• Réticences face à l'adoption des technologies
  Nombre d'employés en production n'utilisaient pas régulièrement d'ordinateurs. Les différences linguistiques entre les employés ont également soulevé des inquiétudes quant à la facilité d'adoption d'un système numérique par tous.

Ces difficultés ont mis en évidence la nécessité d'un système permettant de centraliser les dossiers, de simplifier la gestion documentaire et de faciliter l'accès à l'information.

Déploiement de la documentation numérique en sécurité alimentaire

Pour relever ces défis, Baugher Ranch a mis en place la solution Paperless Forms afin de convertir ses documents papier existants en formulaires numériques.

Le projet a été géré en interne par l'équipe d'assurance qualité. Le responsable qualité et le responsable des opérations ont d'abord identifié les formulaires à recréer dans le système. Ces formulaires ont ensuite été créés à l'aide des outils de création de formulaires de la plateforme.

Bien que la création des premiers formulaires ait nécessité un temps d'apprentissage, le processus est rapidement devenu plus simple une fois que l'équipe s'est familiarisée avec le système. L'assistance à la mise en œuvre et les sessions de formation ont permis à l'équipe de comprendre comment structurer et configurer correctement ses formulaires.

En deux semaines environ, l'entreprise avait converti la majeure partie de sa documentation en formulaires numériques. La formation des employés à l'utilisation du système s'est également avérée très simple. Les employés ont été formés individuellement aux formulaires pertinents pour leurs fonctions et ont appris à les remplir sur tablettes.

Après seulement quelques jours de formation, les employés étaient capables de remplir les formulaires de manière autonome et le système était pleinement opérationnel.

Apporter visibilité et fiabilité aux registres

La transition vers les formulaires numériques a apporté plusieurs avantages opérationnels à Baugher Ranch.

• Accès plus rapide aux dossiers
  La documentation est désormais accessible instantanément par la recherche d'un numéro de lot, ce qui simplifie considérablement la préparation des audits et les contrôles internes.

• Documents plus fiables
  Les formulaires signalent automatiquement les informations manquantes ou incorrectes, permettant aux employés de corriger immédiatement les problèmes et de garantir l'exhaustivité des dossiers.

• Capacités d'inspections améliorées
  Les photos jointes aux formulaires permettent à l'équipe de vérifier visuellement le déroulement de la production, ce qui facilite l'examen des réclamations clients ou des écarts.

• Gain de temps pour l'équipe qualité
  Grâce à la centralisation et à la simplification de la consultation des dossiers, le responsable qualité peut consacrer moins de temps à la gestion administrative et davantage à la supervision des programmes de sécurité alimentaire et de certification. Auparavant, la collecte de documents pouvait représenter à elle seule près d'un tiers de sa charge de travail.

• Confiance accrue des employés
  Les employés apprécient d'avoir accès à la version la plus récente des formulaires dans le système, ce qui élimine toute confusion liée à des documents obsolètes.

Pourquoi choisir Paperless Forms

Pour Baugher Ranch, Paperless Forms a offert une solution pratique pour numériser toute sa documentation, tout en améliorant la fiabilité et l'accessibilité des registres de sécurité alimentaire.

En centralisant les formulaires sur une plateforme unique, l'entreprise a créé un système qui permet aux employés de réaliser facilement les inspections, garantit la vérification des registres en temps réel et rend la documentation immédiatement accessible en cas de besoin.

La plateforme a permis à l'entreprise de renforcer ses programmes de sécurité alimentaire tout en optimisant considérablement la gestion quotidienne des registres.

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