Groupe MAG : l'efficacité guidée par les données

Contexte du projet

Avec sa croissance et l’ajout de deux usines et d’un entrepôt externe, les opérations du Groupe MAG Inc. sont devenues plus complexes à superviser. Les informations liées à la production, aux absences et aux activités quotidiennes étaient souvent partagées de manière informelle. Les équipes avaient une bonne vision du terrain, mais certaines observations restaient à structurer, ouvrant la porte à une meilleure organisation des données.

Au même moment, la direction avait besoin d'une meilleure visibilité. Avec la croissance, les gestionnaires n'étaient plus impliqués dans tous les détails opérationnels, mais ils devaient tout de même savoir si la journée se déroulait comme prévu et si des problèmes majeurs pouvaient avoir un impact sur les livraisons.

Paperless Forms avaient déjà été déployés au sein du département qualité. S'appuyant sur cette base, le Groupe MAG Inc. a intégré l'outil à son système de gestion documentaire afin de formaliser l’alignement au début de la journée, les tournées de terrain structurées et les suivis récurrents. L'objectif était de centraliser les informations, de créer un rituel de communication cohérent et de garantir que ce qui se passait sur le terrain était clairement documenté et actionnable dans les trois sites.

Défis

Lorsque le Groupe MAG Inc. a commencé à structurer son système de gestion documentaire, l'équipe a été confrontée à une autre forme de pression. L'entreprise comptait désormais près de 100 employés répartis entre deux usines et un entrepôt externe, et la supervision quotidienne des opérations devenait de plus en plus complexe. Plusieurs défis opérationnels sont alors apparus :

• Communication informelle et observations non documentées
  Les superviseurs et les coordinateurs savaient ce qui se passait sur le terrain, mais de nombreux problèmes n'étaient communiqués que de manière informelle. En l'absence de documentation structurée, l'équipe s'appuyait sur sa mémoire et ses perceptions plutôt que sur des données mesurables.

• Suivi inconsistant des commandes de production
  Les employés confirmaient parfois les bons de production sans enregistrer correctement leur temps de travail. Cela affectait la précision et limitait la fiabilité de l'analyse des performances. 

• Visibilité limitée pour la direction
  Avec la croissance, la direction n'était plus impliquée dans tous les détails opérationnels. Ils avaient besoin d'un moyen structuré pour rester informés de l'alignement, des retards et des problèmes majeurs susceptibles d'avoir un impact sur les livraisons. 

• Changement d'habitudes et contraintes de temps
  L'intégration de tournées de terrain structurées dans des emplois du temps déjà chargés a nécessité de la persévérance. Les équipes ont eu besoin de temps pour en comprendre la valeur, puis intégrer cette pratique dans leur routine quotidienne. 

Dans ce contexte, il est devenu essentiel de formaliser la collecte des données et d'instaurer un rituel de communication régulier afin de garantir la coordination, la précision et la rigueur opérationnelle à long terme.

Mise en place d'un système de gestion quotidienne structuré

Le déploiement de Paperless Forms au sein du Groupe MAG Inc. s'est fait progressivement, avec une collaboration entre les différents départements dès le début. L'équipe qualité utilisait déjà la plateforme, ce qui a facilité son extension au système de gestion quotidienne. L'accent a été mis sur la création de formulaires pratiques et la mise en place d'un calendrier cohérent pour les tournées quotidiennes.

Geneviève a dirigé la configuration des formulaires et défini la manière dont les données seraient vérifiées et utilisées pour la prise de décision. Les formulaires ont été conçus de manière simple, comportant principalement des questions oui/non accompagnées de champs de commentaires et de saisie automatique des données, ce qui les rendait faciles à remplir pour les équipes très occupées.

Une assistance a été apportée aux coordinateurs pour les aider à interpréter les données, à valider les ordres de production et à réviser avec précision le suivi de la main-d'œuvre. Au fil du temps, des champions internes ont contribué à renforcer l'utilisation du système. À mesure que les besoins évoluaient, les formulaires étaient ajustés lors de discussions hebdomadaires, afin de garantir que le système restait aligné sur les opérations des trois sites.

Impact sur le travail quotidien et la culture de la qualité

L'intégration de Paperless Forms au système DMS du Groupe MAG Inc. a changé la façon dont l'information circule et les décisions sont prises. Ce qui était au départ un moyen de documenter les observations est devenu un rituel quotidien qui favorise une meilleure coordination entre les trois sites.

• Une structure de communication claire
  Les formulaires de début de journée et les trois tournées prévues permettent aux équipes de partager les dernières informations et de signaler les problèmes lorsque nécessaire. Au lieu d'interrompre les coordinateurs tout au long de la journée, le personnel partage ses préoccupations à des moments précis. Cela crée un cycle de communication prévisible et garantit que les problèmes sont soulevés, documentés et suivis de manière plus structurée.

• Visibilité de la direction grâce aux rituels quotidiens
  Les tournées de terrain font désormais partie intégrante de la routine quotidienne, ce qui permet aux coordinateurs de vérifier régulièrement le bon déroulement des opérations, de valider les informations et de s'entretenir directement avec leurs équipes. Les formulaires de résumé quotidien permettent également au responsable et à la directrice de production de rester informés, même lorsqu'ils ne se trouvent pas sur le site, ce qui garantit une bonne coordination sans nécessiter une présence constante sur le terrain.

• De la perception aux données
  Les absences, le suivi de la main-d'œuvre et les suivis de production sont désormais documentés et examinés en permanence. Les conversations qui reposaient autrefois sur des impressions s'appuient désormais sur des informations mesurables, ce qui permet de prendre des décisions plus objectives.

• Amélioration continue et responsabilité partagée
  Les observations enregistrées lors des tournées sont discutées lors de réunions hebdomadaires, créant ainsi un espace pour passer en revue les tendances, traiter les problèmes récurrents et améliorer les processus. Ce suivi régulier renforce une culture où la communication mène à l'action et où l'amélioration continue fait partie intégrante du travail quotidien.

Bénéfices concrets

Au-delà de la mise en place d'une communication structurée, Paperless Forms a apporté de nombreux avantages opérationnels concrets sur les trois sites du Groupe MAG Inc..

• Des données plus fiables pour la prise de décision
  Les commandes de production et le suivi de la main-d'œuvre sont désormais revus régulièrement, ce qui améliore la précision des données et renforce l'analyse des performances. Au lieu de se fier à des suppositions, les coordinateurs valident quotidiennement les informations et interviennent si nécessaire.

• Économie de temps
  Avec trois tournées prévues dans la journée, les employés attendent le bon moment pour soulever des problèmes. Cela réduit les interruptions constantes et aide les coordinateurs à rester concentrés, tout en garantissant que les préoccupations sont prises en compte. 

• Une meilleure visibilité sur les tendances de la main-d'œuvre
  Les données relatives aux absences sont suivies et examinées de manière systématique. Cela a permis d'identifier des schémas récurrents et de prendre des mesures concrètes en matière de ressources humaines, ce qui a conduit à une amélioration mesurable.

• Des informations centralisées et structurées
  Toutes les observations opérationnelles et de qualité sont documentées dans un seul système. Les notes éparpillées et les feuilles de calcul séparées ont été remplacées par une source unique de référence.

• Gestion quotidienne pérenne
  Le système est devenu pérenne et autonome. Les équipes continuent de faire leurs tournées de terrain, car elles en voient la valeur, ce qui renforce la rigueur opérationnelle à long terme.

Pourquoi choisir Paperless Forms

En intégrant Paperless Forms à son système de gestion quotidienne, le Groupe MAG Inc. a centralisé ses données opérationnelles et créé un moyen clair et cohérent de les examiner. Les dirigeants restent informés, les coordinateurs font confiance aux données et les équipes documentent les problèmes en temps réel. Il en résulte une meilleure visibilité et un contrôle opérationnel quotidien plus efficace.

Parlez à un expert aujourd'hui