Olymel : du papier au numérique pour la sécurité alimentaire

Contexte du projet

La gestion papier faisait partie du quotidien d’Olymel : listes de fournisseurs, intrants, contrôles. 

Avec autant de documents en circulation, maintenir des listes à jour accessibles était un véritable défi.

Pour alléger les tâches répétitives, harmoniser les pratiques et améliorer l'efficacité, Olymel a choisi de passer au numérique et de s’appuyer sur un partenaire capable de soutenir cette transition.

Défis rencontrés

La gestion papier créait plusieurs obstacles au sein des équipes :

• Perte de temps
  Les contrôles devaient être imprimés, distribués, corrigés et archivés, tandis que les listes de fournisseurs et d’intrants étaient mises en œuvre, distribuées, maintenues puis réévaluées.

• Erreurs ou oublis
  Chaque utilisateur devait compléter la documentation et la retourner aux bureaux. Ce mode de fonctionnement manuel comportait toutefois un risque de perte des documents ou de remise de formulaires incomplets ou mal remplis.

• Archivage après audit
  L'assurance qualité perdait quelques heures à regrouper les boîtes d'archives avant les audits et presque une journée à tout reclasser après les audits.

Les solutions ont allégé une bonne partie de notre charge administrative en simplifiant la gestion et l’exécution des tâches. Et grâce à l’accompagnement de Datahex entre autres la formation, la consultation et leur expertise, nous avons pu programmer et automatiser plusieurs fonctionnalités reliées aux feuilles de contrôle.

- Michael Ouellet, Gestionnaire, Conformité des programmes de sécurité alimentaire

Une transition menée par les équipes

Le passage au numérique crée souvent de la réticence dans les équipes. Chez Olymel, l’adoption a été immédiate.

Dès les premières formations, les équipes ont vu les avantages concrets des solutions et ont trouvé les plateformes faciles à utiliser. Le changement s’est donc fait naturellement, sans résistance.

Les gestionnaires ont joué un rôle clé : ils ont simplifié les outils, les ont adaptés aux besoins du terrain et ont impliqué les employés dans la transition. Résultat : un engagement fort, une meilleure rigueur et une culture d’innovation renforcée.

La transition a été simple, en partie grâce à des outils faciles à utiliser, mais surtout parce que les équipes se sont approprié le changement. Elles se sont senties impliquées, motivées et fières de contribuer à cette évolution technologique. Cette mobilisation s’est traduite par plus de rigueur, plus de constance et, au final, une documentation plus fiable et plus simple à gérer au quotidien.

Bénéfices concrets

Paperless Forms

Olymel n’a maintenant plus besoin de passer des heures à classer, chercher ou regrouper des documents papier. L’information est numérique, toujours accessible à portée de main et utilisée pour soutenir les décisions.

• Engagement des employés
  Les équipes se sentent motivées et engagées. Cela valorise leur travail et les rend proactives, orientées vers l’amélioration continue.

• Gain de temps
  Les équipes passent moins de temps à manipuler du papier et ont plus de temps pour analyser les écarts et prévenir leur réapparition.

• Audits et inspections simplifiés
  Les audits sont beaucoup plus simples grâce à l’accès rapide aux formulaires numériques et à leur facilité de traduction.

• Prévention des erreurs/oublis
  Les règles de validation empêchent les erreurs en signalant immédiatement toute information non conforme ou incomplète.

• Partage d'informations rapide
  Le partage et la préparation de la documentation pour les inspections de l’ACIA ou dans le cadre des audits de certification sont beaucoup plus rapides, et certains documents sont même accessibles en continu pour éviter de tout regrouper chaque semaine ou chaque mois.

L’utilisation de Paperless Forms s’est étendue graduellement à tous les départements et aux équipes des 24 établissements ainsi que les départements corporatifs. Les formulaires déployés couvrent les registres, la surveillance, les formations et les audits.

Supplyline

• Accès rapide aux informations
  Les listes de fournisseurs ou la spécification des produits peuvent être accessibles plus rapidement par les employés, et ce avec des mises à jour en temps réel.

• Suivi facilité des documents requis
  Les équipes voient rapidement les documents manquants et peuvent agir avant que des retards ne surviennent.

Le déploiement de Supplyline chez Olymel est une réussite, car il opte pour une approche structurée, réaliste et adaptée pour gérer efficacement la documentation. Il est en cohérence avec nos outils actuels et les conditions de conformité de nos fournisseurs.

Aujourd’hui, Supplyline est utilisé pour standardiser le processus d’approbation des fournisseurs au niveau corporatif avec une accessibilité locale par site pour éviter la double saisie, il permet aussi la communication directe avec nos fournisseurs, il représente une source de données pour élaborer des indicateurs sur le taux de conformité, la catégorisation des fournisseurs et leur niveau de risque.

Des données qui soutiennent la prise de décision

Les données de Paperless Forms sont aussi accessibles de façon sécurisée via le logiciel PowerBI. Chez Olymel, plusieurs équipes ont investi le temps gagné grâce à l’élimination du papier pour développer des analyses pour les données recueillies avec Paperless Forms. Ces analyses de tendance constituent un avantage majeur puisqu’elles mettent en évidence rapidement et clairement les écarts récurrents, permettant de mettre en place des mesures préventives afin d’éviter leur réapparition. Les équipes les plus avancées technologiquement suivent désormais l’ensemble de leur procédé et leur traçabilité dans Power BI grâce aux données de Paperless Forms. 

La centralisation de toutes ces données génère des gains de temps significatifs, notamment pour les exercices de traçabilité, le suivi des formations, les vérifications, les investigations de plaintes, le suivi des objectifs d’amélioration continue, ainsi que pour la rédaction automatisée des revues de direction à partir des données principales.

Pourquoi choisir Datahex

Pour Olymel, le choix de Datahex s’est fait tout naturellement. L’entreprise cherchait une solution capable de standardiser ses pratiques, de réduire les pertes de temps et de moderniser sa gestion documentaire à grande échelle. Les solutions de Datahex ont éliminé des tâches de compilation, améliorent la traçabilité des informations et facilitent la prise de décision. Cette collaboration a aussi renforcé l’engagement des équipes et encouragé une culture d’innovation au sein de l’organisation.

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