La transformation sans papier de Congebec : une nouvelle ère de sécurité alimentaire

Contexte du projet

Fondé en 1974, Congebec est devenu l'un des principaux fournisseurs canadiens de services d'entreposage frigorifique et multi température, ainsi que de distribution. En 2025, l'entreprise a étendu son réseau grâce à l'acquisition de Bradner Cold Storage en Colombie-Britannique, ajoutant ainsi cinq installations aux onze qu'elle exploitait déjà. Aujourd'hui, Congebec exploite 16 installations dans six provinces et emploie plus de 550 personnes à l'échelle nationale.

Avec une capacité d'entreposage à température contrôlée de plus de 65 millions de pieds cubes, l'entreprise joue un rôle essentiel dans la sécurité des produits alimentaires tout au long de la chaîne d'approvisionnement nord-américaine.

La salubrité des aliments et la conformité réglementaire sont au cœur de ses activités. Les installations de Congebec doivent se conformer à des normes réglementaires et sectorielles rigoureuses, notamment à la surveillance de l'ACIA et aux programmes de certification comme BRCGS (Brand Reputation through Compliance Global Standards).

Le respect de ces exigences génère un volume important de documentation. Pour une entreprise responsable de millions de pieds cubes d'entreposage d'aliments, la tenue de registres précis et fiables est essentielle pour assurer la salubrité des aliments et la conformité réglementaire. 

Pendant de nombreuses années, ces registres étaient produits manuellement à l'aide de formulaires papier.

Défis

Bien que le système papier fût familier et fonctionnel, il a progressivement engendré des difficultés opérationnelles à mesure que l'entreprise prenait de l'expansion.

• Tenue de registres lourde à gérer
  Les employés devaient remplir manuellement des formulaires, ce qui augmentait les risques de retards et d'erreurs.

• Préparation aux audits
  Les inspections réglementaires exigeaient beaucoup de temps et d'efforts pour rassembler les documents nécessaires.

• Forte consommation de papier
  Le recours aux formulaires physiques entraînait une quantité excessive de documents et des besoins importants en matière de stockage.

• Visibilité limitée en temps réel
  Les superviseurs devaient évaluer les risques pour la salubrité des aliments sans toujours disposer de données complètes ou à jour.

Avec l'expansion de l'entreprise, la gestion documentaire est devenue de plus en plus complexe.

Afin de mieux outiller ses équipes et de soutenir sa croissance continue, Congebec a décidé de numériser ses processus qualité grâce à Paperless Forms.

Image. Expansion du bâtiment de congélation de Congebec

Évolution vers un système numérique

Le déploiement de Paperless Forms s'est déroulé sur six mois. Il a débuté par une phase pilote de trois mois sur site, suivie d'un déploiement progressif sur l'ensemble des sites.

1. Structure du projet et rôles des équipes

Le projet a commencé avec les services Assurance Qualité, Opérations et Maintenance, ainsi qu'un groupe pilote d'utilisateurs. Chaque site a initialement reçu une à deux licences, permettant la création de profils en fonction du nombre de responsables sur chaque site.

Les rôles ont été définis comme suit :

• Assurance Qualité : propriétaire du contenu/validation

• Opérations et Maintenance : exécution

• TI/Analytique : support technique

• Responsables : sponsor du projet

2. Accompagnement des équipes

L'adoption a été facilitée par plusieurs mécanismes. Un réseau de super-utilisateurs a été mis en place au sein de l'équipe Assurance Qualité et parmi le personnel clé sur site. Un accompagnement terrain a été fourni pendant les premiers jours du déploiement, et un canal de retour d'information a permis aux équipes d'adapter rapidement les formulaires en fonction des besoins opérationnels. L'équipe a également bénéficié du soutien d'un responsable Datahex, qui a contribué à la mise en œuvre et à l'adaptation des formulaires.

3. Numérisation des processus qualité

Le déploiement initial s'est concentré sur les formulaires à haute fréquence et à haut risque, notamment ceux requis comme preuves d'audit ou liés aux points de contrôle critiques. D'autres processus ont été progressivement ajoutés, incluant les actions correctives, permettant la mise en œuvre complète du programme qualité (HACCP, BRCGS, SQF), ainsi que le suivi des tâches, les vérifications et les actions d'amélioration continue.

Processus couverts : système d'assurance qualité, contrôles HACCP/PRP/ BRCGS/SQF, gestion des écarts et preuve d'exécution ; accès en temps réel aux enregistrements pour les audits et les investigations, assurant également la traçabilité des activités et l'archivage des documents pendant plus de deux ans.

Types de formulaires utilisés : inspections, contrôles de température, contrôles d'hygiène, contrôles de réception et d'expédition, calibration des équipements, gestion des non-conformités, procédures de mise en attente et de libération, registres de destruction, gestion documentaire, registres de formation, audits internes et gestion des rappels de produits.

4. Déploiement et adoption progressifs

Le déploiement a suivi une approche par vagues afin de stabiliser les formulaires et d'obtenir l'adhésion des équipes. Le déploiement s'est effectué par étapes, en commençant par les processus, puis les équipes et enfin les sites, avec une adoption progressive en fonction du niveau de risque et de la criticité des tâches opérationnelles.

Harmonisation des pratiques BRCGS entre les sites

Suite à l’acquisition de Bradner Cold Storage en Colombie-Britannique, Congebec devait mieux harmoniser ses pratiques et sa documentation en matière de salubrité des aliments dans l’ensemble de ses installations.

1. Situation initiale après l’acquisition

Au moment de l’acquisition, les sites étaient harmonisés aux exigences SQF. Les exigences elles-mêmes étaient communes, mais la documentation et les pièces justificatives variaient d’une installation à l’autre, notamment en ce qui concerne les versions des formulaires, la fréquence d’exécution, les responsabilités et les pratiques d’archivage. Chaque site avait développé ses propres variantes. Les formulaires numériques ont toutefois rendu la standardisation plus simple et plus facile à mettre en œuvre.

L’hétérogénéité des pratiques entre les sites compliquait les audits et les comparaisons. L’adoption d’un langage commun et de modèles normalisés a donc permis d’implanter un système unique. Cette harmonisation a également permis aux employés de différents sites d’apporter leur soutien à d’autres installations au besoin, puisqu’ils connaissaient déjà le système et utilisaient les mêmes formulaires.

2. Mise en place de standards communs

Afin d’harmoniser les pratiques et la documentation SQF et BRCGS à l’échelle du groupe, plusieurs mesures ont été mises en œuvre.

Ces mesures comprenaient :

• la création de formulaires maîtres communs (modèles) avec des règles de gouvernance relatives à la propriété, à l’approbation et au contrôle des versions.

• l’association de chaque formulaire aux exigences SQF et BRCGS correspondantes et aux éléments de preuve attendus lors des audits.

• l’harmonisation des fréquences d’exécution et des champs obligatoires.

• le déploiement des mêmes normes pour les formulaires numériques sur tous les sites.

• des revues intersites et un calendrier d’audit interne pour vérifier la mise en œuvre.

3. Actions de standardisation

Les équipes terrain ont joué un rôle important dans l’évolution du système. Elles ont contribué à la co-conception des formulaires en validant les étapes opérationnelles, en simplifiant les champs et en identifiant les éléments de preuve les plus pertinents requis lors des audits.

Les responsables ont veillé au respect des procédures pendant la mise en œuvre et ont contribué à maintenir la cohérence entre les procédures et les opérations en :

• fixant la date de transition.

• suivant l’avancement des tâches.

• reconnaissant les progrès réalisés par leurs équipes.

En accompagnant quotidiennement les employés, les responsables ont acquis une meilleure compréhension des tâches opérationnelles, des contraintes et des points de contrôle critiques, ce qui a permis d’aligner les formulaires et les éléments de preuve attendus sur les flux de travail réels.

4. Partage des bonnes pratiques

Les sites utilisant déjà Paperless Forms ont accompagné les autres établissements lors du déploiement. Les sites les plus matures ont servi de sites pilotes et ont partagé les modèles et les enseignements tirés de l'expérience grâce à :

• des ateliers intersites

• une banque de formulaires partagée

• des sessions de formation croisée

• un soutien lors des premiers audits post-déploiement

Cette collaboration a permis d'accélérer l'adoption et de maintenir des normes uniformes au sein de l'organisation.

Bénéfices concrets

Depuis la mise en œuvre des formulaires numériques, Congebec a réalisé d'importantes améliorations opérationnelles :

• Réduction du temps de recherche des preuves (audit)
  Le temps de recherche est passé de 5 minutes à 5 secondes, tandis que le taux de remplissage des formulaires a atteint 95 % et que le nombre de formulaires incomplets ou illisibles a diminué.

• Traçabilité et réactivité améliorées
  Visibilité quasi instantanée, dossiers et preuves normalisés, et surveillance plus rigoureuse des écarts et des mesures correctives.

• Gains opérationnels
  Réduction des impressions et de l'archivage, diminution des doublons et démonstration facilitée de la conformité lors des audits clients, BRCGS, SQF et ACIA.

• Efficacité accrue des équipes
  Moins de temps consacré aux tâches administratives pour les employés d'entrepôt, les superviseurs et les équipes d'assurance qualité, ce qui leur permet de se concentrer davantage sur les opérations.

• Réduction de l’utilisation du papier
  Diminution de la consommation de papier et des besoins de stockage, ce qui soutient les engagements de Congebec en matière de développement durable.

Pourquoi choisir Paperless Forms

En numérisant ses processus grâce à Paperless Forms, Congebec a renforcé son efficacité opérationnelle et sa surveillance de la salubrité des aliments. Plus important encore, l'entreprise a créé une base solide qui pourra évoluer au rythme de sa croissance.

Dans un secteur où la précision, la traçabilité et la rapidité sont essentielles au quotidien, disposer des systèmes adéquats est un atout qui fait la différence.

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