Contexte du projet

En 2017, Arterra a commencé à utiliser Paperless Forms pour numériser les contrôles de qualité à son usine de Rougemont. Le succès de cette première initiative a encouragé l’entreprise à étendre la solution à quatre autres sites : Niagara Falls, Oliver (C.-B.) et, plus récemment, Vinfirst en Ontario.

Cette étude de cas met en évidence le projet Vinfirst, où l’usine a entrepris de numériser sa documentation et la tenue de ses registres en préparation à sa première certification BRCGS. Elle l’a fait avec l’aide de Paperless Forms, en améliorant la traçabilité, en réduisant l’utilisation de papier et en augmentant la préparation aux audits.

Le projet a été dirigé par l’équipe qualité interne, avec le soutien de Karen Santo, superviseure de l’assurance qualité. Tout au long du processus, elle a fourni structure, coordination et orientation, devenant rapidement la personne de référence pour adapter Paperless Forms aux besoins opérationnels du plancher de production.

Défis rencontrés

Avant Paperless Forms, Vinfirst dépendait de dossiers sur papier pour chaque étape de la production et de la qualité. Retrouver un lot voulait dire chercher dans des classeurs et reconstruire manuellement les événements à partir de notes dispersées entre les quarts de travail.

Je passais des heures juste à essayer de retracer un produit dans le système. J’avais besoin de formulaires, de photos, de notes d’opérateurs, et rien n’était au même endroit.

- Karen Santo, Superviseure de l’assurance qualité

La charge de preuve lors des audits était élevée, et l’incohérence entre les quarts augmentait le risque d’enregistrements incomplets. Karen expliquait qu’il était difficile d’indiquer aux membres de l’équipe quoi chercher et où. Certaines entrées étaient oubliées ou mal classées. Elle passait beaucoup de temps à compiler la paperasse simplement pour vérifier des numéros de lots ou des étapes de production.

Solution

Arterra Wines a choisi de s’associer à Datahex pour déployer Paperless Forms dans son usine Vinfirst, remplaçant les registres papier par un système numérique adapté aux réalités de la production et de la qualité. Le déploiement a été dirigé à l’interne par l’équipe qualité, avec des superviseurs présents sur le plancher pour accompagner les opérateurs et faciliter la transition.

En moins de six semaines, Karen et son équipe ont dirigé un déploiement structuré de Paperless Forms. La mise en œuvre comprenait :

• Adaptation des formulaires
  Les documents existants ont été numérisés et améliorés.

• Formation personnalisée
  Chaque employé a été formé individuellement, production et qualité incluses.

• Accompagnement terrain
  Karen et les responsables étaient présents sur le plancher pour guider les opérateurs et remplir les formulaires avec eux.

• Saisie en temps réel
  Les données sont enregistrées automatiquement avec date et heure.

• Calculs automatiques
  Les totaux et moyennes se font seuls, avec des contrôles pour éviter les erreurs.

• Accès rapide aux dossiers
  Formulaires, photos et notes sont disponibles en quelques secondes pour faciliter les audits et rappels.

Ce n’était pas un changement imposé par la direction, mais une intégration directe dans les routines quotidiennes. Les responsables qualité et opérationnels étaient présents sur le terrain, aidant les opérateurs à remplir les formulaires pendant la production pour renforcer la confiance et faciliter l’adoption.

Les résultats ont été immédiats : plus besoin de chercher dans des classeurs. Les données sont enregistrées automatiquement avec la date et l’heure, elles sont claires et faciles à consulter. Les calculs comme les totaux, les moyennes ou les pertes se font tout seuls, sans erreur. Cette mise en place a amélioré la collecte de données pour mesurer la performance des opérations et soutenir l’amélioration continue.

Leadership de proximité : un facteur clé de succès

Si cette transformation a réussi, c’est grâce à un leadership de proximité. Le fait qu’une superviseure soit impliquée dans chaque étape a donné confiance et crédibilité au projet. Sur le plancher, Paperless n’était pas vu comme une règle imposée de l’extérieur, mais comme un outil pratique soutenu par quelqu’un qui connaissait la réalité quotidienne de l’équipe.

Paperless a changé notre façon de travailler. La traçabilité n’est plus un casse-tête : elle est rapide, transparente et complète.

- Karen Santo, Superviseure de l’assurance qualité

Cette expérience montre que lorsqu’un changement est porté par l’équipe elle-même et soutenu par des leaders proches du terrain, il est perçu comme légitime, mieux accepté et durable.

Bénéfices concrets de l’utilisation de Paperless Forms

Depuis la mise en œuvre de Paperless Forms, Vinfirst et Niagara Falls ont constaté plusieurs bénéfices concrets :

• Traçabilité accélérée
  Le temps de recherche est passé de plusieurs heures à quelques minutes.

• Moins d’erreurs
  Les calculs sont automatisés et les champs de validation évitent les oublis.

• Travail standardisé
  Les opérations quotidiennes sont alignées entre les équipes et les quarts.

• Audits simplifiés
  La préparation des audits et des examens internes est beaucoup plus rapide.

Exemple concret : lors d’un rappel produit, tous les enregistrements (photos, formulaires et notes des opérateurs) ont été retrouvés en quelques secondes dans le système. Ce même travail prenait autrefois des heures de recherche manuelle.

Le système a aussi renforcé la responsabilisation : chaque action est enregistrée avec le nom de l’employé et le moment où elle a été réalisée. Plus d’ambiguïté dans l’exécution des tâches. Cette transparence a permis d’améliorer la discipline sans créer de pression supplémentaire.

Préparation pour la certification BRCGS

Avec l’évolution des réglementations en sécurité alimentaire, l’infrastructure numérique d’Arterra la place en avance pour la prochaine certification BRCGS. La norme exige une traçabilité complète et la capacité de retrouver rapidement les informations, notamment les Key Data Elements (KDEs) et les Critical Tracking Events (CTEs).

Même si Arterra est basée au Canada, sa présence internationale rend la conformité au BRCGS incontournable. Grâce à Paperless Forms, les données de traçabilité sont saisies en temps réel et disponibles instantanément lors des audits ou inspections.

Adoption de Paperless Forms sur d’autres sites

Forte de son expérience sur le terrain, Karen Santo partage les bonnes pratiques d’utilisation de Paperless Forms dans d’autres sites, comme l’usine de Niagara Falls. Elle y accompagne les équipes pour simplifier leurs méthodes de travail, uniformiser les registres et intégrer la solution dans leurs activités quotidiennes. Les employés bénéficient ainsi d’un appui constant, ce qui rend l’adoption plus simple et plus naturelle.

Pourquoi choisir Paperless Forms

Avec Paperless Forms, Arterra Wines a adopté une solution simple et efficace pour moderniser ses pratiques de qualité. De la traçabilité en temps réel à la préparation des audits, la solution simplifie le travail des équipes et soutient la conformité aux exigences comme celles du BRCGS.